FAQ

Ein Aktenplan schafft eine klare hierarchische Struktur, sowohl analog als auch digital. Durch die systematische Ordnung können Informationen schnell und einfach gefunden werden, was Zeit und Ressourcen spart. Er sorgt für eine einheitliche Ordnung in der Dokumentenverwaltung, unabhängig von Personen oder Abteilungen. Durch die einheitliche Struktur können alle Mitarbeitenden auf die gleichen Informationen zugreifen und besser zusammenarbeiten. Ein Aktenplan hilft, die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen zu gewährleisten und die Aussonderung von Dokumenten zu vereinfachen. Um in einem Dokumentenmanagement (DMS) zu arbeiten, ist die Ablage nach Aktenplan zwingend notwendig.

Solange Sie noch nicht mit einem DMS (Dokumentenmanagementsystem) arbeiten, müssen alle aktenrelevanten Akten/Vorgänge aus Gründen der Rechtssicherheit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit weiterhin ausgedruckt werden.

Im Arbeitsalltag entstehen zahlreiche Aufzeichnungen – von kurzen Notizen über E-Mails bis hin zu Protokollen und Konzepten. Doch nicht jede dieser Aufzeichnungen ist automatisch aktenrelevant, d.h. muss in eine Akte aufgenommen werden. 

Aktenrelevante Unterlagen sind alle Informationen, die für die Bearbeitung, die Entscheidung und die Nachvollziehbarkeit eines Vorgangs notwendig sind. Das betrifft nicht nur den Auslöser und den Abschluss einer Handlung, sondern auch sämtliche dazwischenliegenden Arbeitsschritte und Entscheidungen.
Auch mündliche Absprachen – ob telefonisch oder persönlich – gelten als aktenrelevant, sofern sie Entscheidungen oder Handlungen beeinflussen. Diese sind daher in Form einer schriftlichen Aktennotiz zu dokumentieren.

Wichtig: Die bloße Ablage eines Dokuments auf einem Laufwerk oder die Speicherung einer E-Mail im E-Mail-System entspricht der aktiven Einstufung als „nicht aktenrelevant“. Nur was systematisch zur Akte genommen wird, gilt als dokumentiert.

Aufzeichnungen ohne Aktenrelevanz sind von geringer Bedeutung und besitzen nur einen vorübergehenden Informationswert. Sie lösen keine Reaktion aus und sind nicht erforderlich, um den Stand eines Vorgangs vollständig abzubilden. Solche Unterlagen werden nicht zur Akte genommen, sondern lose gesammelt und in der Regel nach spätestens einem Jahr ohne Nachweis vernichtet.

Die Entscheidung über die Aktenrelevanz einer Aufzeichnung trifft in erster Linie der oder die zuständige Mitbeitende. Bei Unsicherheiten unterstützt die Stabsstelle Schriftgutverwaltung und Archiv gern.

Für die langfristige Aufbewahrung und eine mögliche spätere Archivierung ist grundsätzlich Papier zu empfehlen, das der DIN ISO 9706 entspricht. Dabei handelt es sich um alterungsbeständiges, handelsübliches weißes Papier. Recyclingpapier oder Papier mit dem Umweltzeichen "Blauer Engel" sind aufgrund ihrer geringeren Alterungsbeständigkeit für diese Zwecke nicht geeignet. 

Bitte entsorgen Sie nicht eigenständig Unterlagen. Für die Seelsorgebereiche gibt es bereits seit 2017 einen Aufbewahrungs- und Fristenkatalog. Dort ist genau geregelt, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen. 
Für das EOB wird ein solcher momentan erarbeitet. Bis dieser in Kraft tritt, nehmen Sie bitte unbedingt vor der Entsorgung/Vernichtung von Unterlagen Kontakt mit uns auf.

Der Eingangsstempel markiert den genauen Zeitpunkt, zu dem ein Schriftstück (z.B. Brief, Rechnung, Antrag) das erste Mail zur Kenntnis genommen wurde.
Er kann als Beweismittel dienen, um zu belegen, dass ein Dokument innerhalb einer bestimmten Frist eigegangen ist.
Durch die Stempelung wird zudem der Bearbeitungsprozess eines Dokuments nachvollziehbarerer.

Nach dem Datenschutzrecht dürfen Bewerbungsunterlagen nicht unbefristet gespeichert werden. Die Aufbewahrungsfrist von sechs Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ist eine gängige Praxis, die sich an den Fristen für mögliche Klagen orientiert. Nach Ablauf der Frist müssen die Daten gelöscht oder vernichtet werden, es sei denn, es liegt eine Einwilligung des Bewerbers zur weiteren Speicherung vor.
Bei der Vernichtung von Bewerbungsunterlagen, insbesondere von Ausdrucken, ist auf eine sichere Methode wie das Schreddern zu achten, um den Datenschutz zu gewährleisten.