Ein Aktenplan ist ein systematisches Ordnungsschema für die Verwaltung und Ablage von Schriftgut. Er stellt sicher, dass Unterlagen - ob digital oder in Papierform - einheitlich, nachvollziehbar und schnell auffindbar strukturiert und geführt werden. So entsteht eine verlässliche Grundlage für eine rechtssichere Verwaltungsarbeit.
Der Einheitsaktenplan – Eine einheitliche Ordnungsstruktur für alle Gesamtkirchenverwaltungen, Pfarreien und Kitas
Im Arbeitsalltag entstehen in den Pfarreien, Kindertagesstätten und Gesamtkirchenverwaltungen zahlreiche Unterlagen – von Sitzungsprotokollen, Bauanträgen, und Budgetplanungen bis hin zu Gottesdienstordnungen, Pastoralkonzepten, etc. Damit dabei nichts verloren geht und alles auch später noch auffindbar ist, braucht es einen verlässlichen Ordnungsrahmen. Genau dafür wurde der Einheitsaktenplan (EAP) entwickelt.
Der EAP ist das verbindliche Ordnungssystem für die Schriftgutverwaltung in den genannten Organisationseinheiten des Erzbistums Bamberg. Er gliedert sämtliche Aufgabenbereiche in übersichtlichen und klar definierten Kategorien – von der Büroorganisation über Kitaverwaltung oder Gebäudemanagement bis hin zur Seelsorge.
Er sorgt dafür, dass Schriftgut unabhängig von der bearbeitenden Person einheitlich abgelegt, systematisch strukturiert und dauerhaft verfügbar ist. Das schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit – analog wie digital – und bildet die Grundlage für eine zukunftsfähige, professionelle und rechtssichere Verwaltung.
Der Gesamtaktenplan – Das Ordnungssystem für die zentrale Verwaltung im Erzbischöflichen Ordinariat
Der Gesamtaktenplan ist das Aktenordnungssystem für das Erzbischöfliche Ordinariat. Er orientiert sich in erster Linie an den Aufgaben, die im Haus zu erledigen sind, und ist nicht an einzelne Personen oder Abteilungen gebunden, sondern folgt einem sachbezogenen und übergeordneten Ordnungsprinzip.
Diese klare und unabhängige Struktur bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
- Stabilität bei Veränderungen:
Der Gesamtaktenplan bleibt stabil – auch wenn sich Aufbau, Zuständigkeiten oder Strukturen im Ordinariat verändern. - Bereichsübergreifende Nachvollziehbarkeit:
Vorgänge und Inhalte sind unabhängig von organisatorischen Grenzen nachvollziehbar – ggf. auch über verschiedene Softwarelösungen hinweg. - Effiziente Pflege und Weiterentwicklung:
Neue Aufgaben oder Änderungen im Organisationsaufbau lassen sich unkompliziert in das bestehende Ordnungssystem integrieren.
Aktuell wird der Gesamtaktenplan u.a. auf Grundlage von bisher angewandten organisationsbezogenen Aktenplänen vollkommen neu erarbeitet. Ziel ist es, den Anforderungen einer digitalen und rechtssicheren Verwaltung im Erzbischöflichen Ordinariat zukünftig gerecht zu werden.