Ein DMS unterstützt
- die digitale Aktenführung (statt Papierakten),
- die Versionierung von Dokumenten (wer hat wann was geändert?),
- die Rechtevergabe (wer darf was sehen oder bearbeiten?),
- die Suchfunktion (schneller Zugriff auf Dokumente und Vorgänge),
- die Aufbewahrung nach rechtlichen Vorgaben (z. B. Datenschutz, Archivpflicht),
- die Verknüpfung mit anderen Fachanwendungen (z. B. Personal-, Finanz- oder Kitaverwaltung).
Es bildet damit das Rückgrat der digitalen Verwaltung – unabhängig davon, ob es sich um eine kirchliche Einrichtung, eine öffentliche Verwaltung oder ein Wirtschaftsunternehmen handelt.
Damit ein DMS seine volle Wirkung entfalten kann, braucht es klare Strukturen und verbindliche Ordnungsprinzipien. Genau hier kommen Aktenordnung und Aktenplan ins Spiel:
Der Aktenplan gibt vor, wie Dokumente thematisch eingeordnet und welcher Akte sie zugeordnet werden sollen. Er sorgt für eine einheitliche und nachvollziehbare Ablagestruktur im gesamten System.
Die Aktenordnung regelt verbindlich den Umgang mit digitalen und analogen Aufzeichnungen, von der Anlage, Führung und Aufbewahrung bis hin zur Abgabe an das Archiv. Sie stellt sicher, dass Vorgänge vollständig, nachvollziehbar und rechtssicher dokumentiert werden.
Ohne diese Regeln droht das DMS zu einem digitalen „Ablagechaos“ zu werden – mit unklaren Zuständigkeiten, schwer auffindbaren Dokumenten und fehlender Nachvollziehbarkeit.
Ein gut strukturiertes DMS, das den Aktenplan und die Aktenordnung konsequent umsetzt, ist hingegen:
- effizient in der Nutzung
- rechtssicher in der Dokumentation
- zukunftsfähig im digitalen Verwaltungsalltag